株式会社ハピネックス

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新日本橋長岡ビル6階
TEL:03-5614-4311

ISO9001スリム化 コンサルティング

よく中小企業で聞かれる現場の声

  • 「当社のISO9001は大企業向けだ」
  • 「マニュアル等が多くて読むのが大変」
  • 「記録がやたら多く、作るのが大変」
  • 「審査直前で、偽の記録を作ればイイや・・・」

それらの現場の声を聞いて現在のISO9001をスリム化することが望まれます。

狙いは、不必要な文書を削減することによる業務の効率化です。

スリム化は構築よりもはるかに難しい

ISO9001の構築はさほど難しくないのですが、現在運用されているシステムをスリム化することは、難しいです。社内だけで進めるには困難を伴います。従って、いろいろな企業のISO9001を知っているコンサルタントの力が必要になります。

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スリム化コンサルの事例紹介

スリム化コンサルの指導先K社社長の声

「当社は都内の中小製造業です。銀行系のコンサルタント会社にISO9001取得のコンサルを受け数年経ちましたが、大企業向けの膨大な文書で運用に支障をきたしていました。

そこで(株)ハピネックスさんにスリム化コンサルの依頼をしましたが次のような成果が得られました。」

事例紹介:1

「内部監査の計画、報告書関連帳票の削減化で、内部監査もスムーズに行えます。」

スリム化以前 内部監査関連の文書は
  • 「内部監査計画表」
  • 「内部監査詳細計画」
  • 「不適合報告表」(1枚に不適合1件記入)
  • 「是正処置表」
  • 「フォローアップ監査計画表」
  • 「フォローアップ監査報告書」
等の帳票がありました。
スリム化以後

「内部監査計画・報告書」だけになりました。

スリム化以前は内部監査計画や報告に関する帳票が6枚、更に不適合記入については1件に付、1枚とかなりの文書がありましたが、スリム化以後は1枚にまとめられました。事務局、内部監査員は空いた時間で内部監査のチェックリスト作成に力を注ぐようになりました。

事例紹介:2

「教育ニーズの把握方法が、大企業のやり方でしたが、当社向けに簡素化しました。」

スリム化以前 「スキルアップ表」で全従業員一人一人について評価を行い、集計し、評価の悪い内容を教育ニーズとしてきました。又、評価項目については、毎年見直しを行うので、かなりの時間がとられました。
スリム化以後 教育ニーズの把握は、マネジャーからしてみれば、常々部下育成考えているので、一目瞭然です。特に帳票は作成しなくても問題ありません。マネジャーは毎日残業で大変ですが、時間に余裕ができたと喜んでいます。

事例紹介:3

「電話での発注が多いのですが、かなりの手間が省け、大助かりです」

スリム化以前 電話発注については、それを「電話受付帳」に詳細をメモし、その内容について、事務担当がパソコンから入力することを行っていました。
スリム化以後
  • 電話発注については、その場でパソコンに入力し、その内容について電話応対者が復唱をして、間違いがないかを確認してます。
  • 業務の効率化が図れ、転記ミス等もなくなりました。

事例紹介:4

「設計・開発業務のチェック関連帳票はかなりありましたが、一枚の帳票にまとめ、当社向けに改善しました。」

スリム化以前
  1. 設計審査計画書
  2. 設計審査議事録
  3. 設計審査対応計画書
  4. 設計検証計画書
  5. 設計検証記録
  6. 妥当性確認計画書
  7. 妥当性確認記録
の帳票があり、作るだけでも設計担当はうんざりしていました。
スリム化以後

「設計審査・検証・妥当性確認計画&議事録」だけになりました。

スリム化以前は帳票がチェック関連だけでも7枚ありましたが、スリム化以後はサイズをB4にして計画と記録がわかるようにして、審査、検証、妥当性確認についても人目でそれぞれのチェック内容がわかるようにしました。又、審査については内容によっては、会議形式でなく、回覧形式とすることで、業務の効率化を図りました。設計担当は、文書作成時間が減った分、本来の設計業務に時間を当てることができました。

コンサルティングの進め方

A案:スリム化から審査前までのお手伝い

B案:スリム化した文書作成だけのお手伝い

コンサル内容A案B案社内実施事項、備考
1ヒヤリング(業務内容、現場見学、現文書の説明、スリム化希望箇所  等)スリム化方針周知チーム編成
文書作成(コンサルタントが当社内作業、当社の雛形文書をベースに文書案作成) 
2文書説明&検討(チームに作成文書案ついて説明、検討する。コンサルが文書修正する) 
新システムについての教育(全従業員に対して新ISO9001について教育実施、通常は2回に分けて同じ内容を説明する。) 新ISO9001の教育徹底
3内部監査(コンサルタントが内部監査員として新ISO9001が運用されているかについて監査する) マネジメント・レビュー
審査前の最終チェック(新ISO9001が審査を受け問題ないか、最終点検を行う)  
4   審査機関による審査

ISO9001でのスリム化可能箇所

規格スリム化
(◯△×)
スリム化検討箇所
4.2文書化に関する要求事項
  • 各種文書管理台帳
  • 承認手続き
  • 社内文書
  • 社外文書
  • プロセス間の相互関係に関する記述
  • 文書配布
  • 記録
5.経営者の責任
  • 品質目標の設定及び管理方法
  • 内部コミュニケーション方法
  • マネジメントレビューの方法
6.資源の運用管理
  • 力量の明確化方法
  • 教育計画及びその内容
  • 教育記録の取り方
7.1製品実現の計画  
7.2顧客関連のプロセス
  • 見積書、注文書関連の帳票。口頭発注の帳票。注文変更の帳票。
7.3設計・開発
  • 設計計画書、インプット、アウトプット、レビュー、検証、妥当性確認、変更管理の帳票。
  • レビューの進め方。承認手順。
7.4購買
  • 購買先の評価、発注の帳票
7.5製造及びサービス提供
  • 現場での帳票の流れ。記録。特殊工程の管理。識別の仕方。トレーサビリティ、顧客所有物、倉庫管理の帳票。
7.6監視機器及び測定機器の管理
  • 校正管理、検査機器管理の帳票
8.2監視及び測定
  • 満足度調査の見直し。内部監査、検査の帳票。
8.3不適合製品の管理
  • 不適合製品管理の帳票
8.4データの分析
  • 統計的手法
8.5改善
  • 是正、予防処置の帳票

ISO9001スリム化コンサルティングの条件

スリム化した文書は一部、品質計画書や作業手順書、帳票を除き、原則的に当社の品質マニュアル、帳票を雛形とさせて頂きます。この件については最初のヒヤリングの段階でクライアント先のご希望に沿った形で進めたいと思います。

ISO9001スリム化コンサルティング個別説明会

ISO9001スリム化コンサルティングは、会社の規模や文書内容および、どの程度までのコンサルティングなのかによって、金額が異なります。従いまして、当社コンサルタントが詳細をお聞きした上で、見積を提出させて頂きます。

又、当コンサルティングにおきます不明点等がございましたら、遠慮なくお問い合わせ下さい。

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