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JISQ15001:2006 規格要求事項解説

3.8 是正処置及び予防処置

(解説)

「監査をした結果、問題点が見つかった、なので直さなくちゃいけない。」こういった内容です。

事業者は、不適合に対する是正処置及び予防処置を確実に実施するための責任及び権限を定める手順を確立し、実施し、かつ、維持しなければならない。その手順には、次の事項を含めなければならない。

ここに不適合という言葉が出てきました。不適合という言葉は監査では必ず使う言葉です。どういうことを意味しているかというと「会社が要求している」もしくは「個人情報保護マネジメントシステムで要求している」ということです。

皆さんの会社の個人情報保護マニュアル、あるいは手順書に「誰々は何々をしなければならない」というルールがあったとして、それが出来ていなかったら不適合といいます。合致していなければ不適合です。

さらに、是正処置、予防処置という言葉がでてきました。是正処置は「今発見された不適合に対して是正していく」という意味です。予防処置は「今こういった不適合はまだ発見されていないが、このまま放っておくと不適合になりそうだよね。であれば不適合になる前に予防しよう」と、こういう意味ですね。

結果論で直すのが是正処置。未来を予測して手を加えるのが予防処置と考えてください。ですから、ここでは是正処置、予防処置に対する一つの手順を決めてください。これが要求事項です。

手順の中では、こういった内容 a)~e)を確認してください。

まず最初に不適合の内容を確認します。どういう状況が不適合になっているのか、事実関係を確認してください。更に不適合の原因を特定し是正処置及び予防処置を立案してください。

ここのキーワードは「原因を特定する」、ということですね。原因を特定して原因の部分から直していかないと再発してしまいます。是正処置というのは俗にいう再発防止です。
ですから是正と修正は違います。
原因を特定して原因を潰すことによって是正ができるよ、ということです。
修正は、原因を特定しないで、とにかく今直しちゃう、と。
こういう違いがあります。

皆さん方は、内部監査員として是正という言葉を頭に置いておいてください。そして是正処置、予防処置のやり方を決めてください。

次に期限を決め立案された処置を実施する。この是正処置の終了期限を決め是正処置をしましょう。さらに実施された是正処置、予防処置の結果を記録してください。「こういう是正処置をしました」「こういう形で是正されました」という記録を残すということですね。

最後に実施された是正処置、予防処置の有効性をレビューする。これは「本当に効果があったのかどうか、見直してください」と、こういう要求事項です。

これを簡単に説明すると「不適合は規格の要求を満たしていない」もしくは「会社で決めたルールを満たしていない」これが不適合。
是正処置は、「発見された不適合の原因を特定し、対策を講じて再発防止をする」こと。
予防は「不適合の発生を未然に防ぐ」こと。

ですから、是正処置、予防処置については、まず最初に手順を決めましょう。これが会社のルールです。

実際に不適合が発見された場合は内容を確認しましょう。さらに原因を特定し、どういう方法で是正すればいいか考えてください。いつまでにやるかを決めて実施し、その結果を記録として残し、行った是正処置が有効であった、効果があった。これをレビューで見直しをしましょう。

こういった内容が、この規格の要求事項になります。


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